要办好一届展会要准备的项目是很多的，面面俱到，细致周到才能确保会展得以顺利开展。
主要项目有展会的标的，展会范围，展会的内容，展会的规模，展会的地点，二是展会的招展，宣传，三是展样品运输，布展，搭建，四是展会开展后的服务和交流，五是撒展，展样品的处理。总之项目繁多，需要认真对待！
1、名片收集箱 在中国举办的展会上，几乎都能在每个参展企业的接待台上看见一个小盒或小箱子，有的是有机玻璃做的，有的是纸片糊成的，还有的是用铁片做的等等。它们的侧面或是写着“请赐名片”，或是“名片收集箱”等的字样。这是参展商为了取得更多买者的联系方式而必用的一招。
2、电源插座 在展台墙壁的隐蔽地方往往有一个小东西是必不可少的。它就是电源插座。电扇、照明、视频音响等需要电能的设备都需要插座进行连接。尤其当参展商举办一些歌舞活动为展示助阵时，没有插座就等于没有了电源，一切都无从谈起。由此又可看出，一个电源插座远远是不够用的，您就必须带上插板，通过插板就能分出多个插口以满足您的需要，当然，用电要遵循展会的规定，切勿胡乱使用插座和插板。
3、还有以下一些物品： 报价表 公司的宣传册和名片，一定带足 笔记本、订书机、足够的订书钉和笔， 根据产品特性带剪刀、透明胶带、卷尺等 计算器电池备足 照相机充足电 带些可以充饥的食物 雨伞 可能的话带一个糖果盘、五颜六色的糖果，到时候也许可吸引客户 可能的话准备些有中国特色的小礼品
4、笔记本电脑
5、如果产品涉及温度，还需要有温度计 参展商如果选择篷房进行产品的展示，那么，除了考虑篷房内的整体设计、布置和花费预算外，篷内温度的高低调控也是要注意的。有关专家指出：大多数的篷房可以通过使用电扇让篷内保持足够的凉爽，这要比使用高价格的便携式空气调节装置要好。以温度计显示的篷内气温的高低来决定电扇的开关。温度计的价格很便宜，一般不超过十元钱。所以参展时买上一根带着，有备无患。
随着我国经济的迅速发展，展览行业的迅速发展，我国有出口能力的厂家都积极地参加国内外的展览以拓展业务。尽管中国产品一向以价优物美著称，但不能否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家已注意到这一点亦迫切地感到确实需要改变这一局面。可除了在产品的设计和装璜包装上下工夫外，许多厂家忽略了参展时展位的设计搭建也会对产品形象产生较大的影响。
走在一些著名展会里，虽不乏中国企业的推位，但多数仍停留在"三板一桌加四凳"的水平，这样的摊位必然会使参展的效果大打折扣。
据统计，在有几百个甚至上千个展位的展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。
这除了由于产品质量过硬、设计新颖外，别出心裁的展位设计和展位布置的确功不可设。国内厂家既然为参展付出了资金，想获得更佳的效果，在展台设计方面不妨可以效仿。
现在流行的展台搭建材料主要有三大类：一次性使用展台、循环便携式展台及循环租用式展台。一次性使用展台一般是由较有实力和较具创意的展览展示公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象的造形充分体现企业和产品的形象。
展台新颖的设计总能造出令人赏心悦目的效果，让参观者驻足，又在不知不觉中在参观者心目中留下深刻的印象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较昂贵，又会因场地等因素不可多次使用。
循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不会拥有器材的物权，而是向展览公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造形，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样。不足之处是价格较高，不易携带。
最普遍的要数循环便携式展具。这种展具常常以可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，造出流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。
这种展具优点是价格相宜，便于携带，用于布置3×3㎡标摊的展具拆卸折叠后一人就足以搬动，十分适合长途运输到国外参展;外观上，可在结构允许范围内改变形状，也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及上述两种器材多样化。
总的来说，参展企业在选择展台设计搭建上可以结合自身的的情况选择合理搭建材料和专业的搭建公司，然后再根据企业自身参展目标以及企业整体形象去选选择一个适合企业的展位设计方案，在选设计方案时可综合评估一下参与设计方案的公司整体实力，不可一味追求设计效果和价格优惠。
那么怎么才能找到靠谱的搭建公司呢？
展台设计跟室内设计像又不像，展台设计需要考虑的因素比较多，从企业的形象展示到产品的展示都是需要考虑进去的，除了设计展示的效果需要好之外还需要考虑展台的安全问题。
例如间隔6m需要一个支撑，而如果是只有一面背墙的话需要做到600mm的厚度，在收集设计方案的时候通过这些细节问题可以看出这个展览公司的设计师是否有专业的经验。
然后是展台搭建的问题，有些企业在选择搭建公司时候会忽略展台现场效果的实施问题，造成这个问题的因素主要由于我们参展企业与搭建公司距离较远，无法对搭建公司进行考察，因此建议距离较远的参展企业可以要求搭建公司发一些做过的同地区的案例（包括效果图和现场图）供参考。
其实国内一些拥有国际性品牌的大企业已经踏出了展位形象宣传这一步，而且并不比外国企业逊色，如海尔、科龙、春兰等，在国际大展上，靠过硬的品质，极具竞争力的价格辅以创新的展位设计，为创立中国品牌在国际上的形象立下汗马功劳。
因此，展台设计方案的制定也是影响企业发展的一个重要因素，展商在选择搭建公司的时候需要谨慎。不防可以了解一下我们弗克展示，相信我们除了可以给您一个满意的设计方案之外，还能让您体验无微不至的服务。
作为全国首家会展行业价值营销服务商公司，对待细节，我们是认真的。打造营销式展台我们是专业的，每一次都用心为客户做到极致的完美，用心对待每一位客户。
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实际上展会上的东西并不便宜。展会上的东西只是品种比较齐全，购买商品时，便于货比三家，选择的机会比较多而已。
因为举办展会，要租赁场地，要有人组织策划，这些都会增加成本，而这些成本也只能由售卖的商品价格来消化，所以，这些都是展会上出售的商品价格要相对高的原因，也只有展会在撤柜的时候，价格有可能会降低一点。
就写场地搭建费就可以了啊，如果他要写详细的就在把物资清单加上去，什么桁架多个多少钱、喷绘多少米多少钱等等就可以了。
如果是问开专票（增值税发票）还是普票（普通发票）那你就要问付款方要什么发票了，专票税点要高些，如果客户不要求专票就开普票就可以了。
国际博览会的申请条件如下：
1 参展单位须为在中华人民共和国关境之外的国家或地区（以下简称境外，含港、澳、台）合法注册并有效存续的法人或其他组织。
2 货物贸易参展展品须在展会方规定的范围之内且须在境外（含港、澳、台）生产；参展单位需按展会方规定的时限提交参展展品清单及其原产地证明。
3 在参展单位报名时提交有关材料并经展会方书面确认的情况下，与参展单位有联合经营或属于海外总公司或子公司。
展会现场是怎么搭建的呢？
1.需办理进场手续，配好安全措施。
2.铺设地毯(或地台)，上面盖一层保护膜。
3.主体框架建造，搭建隔断板墙或二楼;各式隔断、主logo形象墙、加工主背板墙。
4.搭建顶架结构或吊顶;灯具、音响、五金和其他多媒体的安装。
5.搭建安装项目的验收。
6.木工安装工程有：主体结构、背景制作、门窗套制作、地台、吊顶、储藏间制作等。
7.木工安装工程的验收。
8.油漆装饰工程有：刷乳胶漆、批腻子、刷木器漆等。
9.油漆装饰工程的验收。
10.展示安装工程，展示道具，家具定制;
11.展示安装工程的验收。
12.灯光、音响、设备线路等的调试，所有项目进行微调以及清洁卫生。
13.最后竣工验收，由客户、项目经理、设计师、工程监理、施工负责人参与，全面验收合格后，在出厂质量报告书上签字确认。
14.展位清场，拉出隔离带。
负责的展会搭建
展会期间，从搭建布展到开展期间，关于安全问题主要涉及到以下几种安全责任险：人员损失风险、物质损失风险、财务损失风险、法律责任险。
1.物质损失风险：包括各种财产和物资从运输、安装、参展、拆除、再运输的整个过程中，由于自然灾害或意外事故引起的直接经济损失;
2.财务损失风险：包括财产和物资在上述过程中遭受物质损失，或会展所在地发生诸如战争、恐怖袭击、环境污染、疾病爆发等灾难性事件，导致会展推迟或取消，给组织者或参展者造成的损失;
3.法律责任风险：包括会展组织者或参展方在展览过程中由于疏忽或过失，造成其他方的财产损失或人身伤亡，根据法律规定需要承担的赔偿责任;
4.人员损失风险：包括组织者、参展方的员工或临时雇佣人员，在展览过程中由于自然灾害或意外事故受到的人身伤害(非展览期间的风险不在此列)。
展会搭建施工的相关规则：
1、搭建物必须建在承办单位划定的范围以内。
2、所有展览搭建物不能封顶，与天花的距离不少于50CM，与墙的距离不少于60CM。
3、不得使用燃或易燃材料进行搭建和装修，不得将消防器材挪作它用，搭建物及展品不得阻挡消防栓，不得占用消防通道。
4、展场内不准生火，如需动火作业(明火、电焊、气焊)，必须通过承办单位事前向保安部申报，经批准领取动火证并做好现场防范工作，方可施工或表演。若不按规程和不带焊工证操作者，予以追究当事人责任。
5、参展单位聘请私人承建商对展位进行特装工程，须向展馆方支付展场施工管理费。
6、展会搭建施工中所有参展商不得使用万用电源插座及插头。
综上所述，对于自己负责的展会搭建，除了要设定出具体的布局，还要注意一些搭建时候会出现的问题，更要计算会出现的风险，避免不必要的损失。
清单1：参展前--国内 --联络外经贸机构 1、咨询并了解当地目前的经济状况和关于展会的详细背景 2、这次展会是否有官方组织的展团参展？ 3、机构能为这次参展提供哪些服务，官方机构在参展国的联络人是谁？ --联络展会的组织者 4、在展会前12－18个月开始了解展会信息并和组织者取得联络 5、尽量获得好的展位 6、如果必要可以提前预定翻译人员 7、预定住宿 8、是否需要安排广告？ --为展会制定计划 9、确认具体目标和总体目标 a、是否进行现场销售？规模多大？预估在展会后的一年中销售额可提高多少？ b、代理/分销的选择 c、其他 10、编制预算 --察看标准 11、确认你的产品符合参展国的安全和质量标准。 12、最好通过一些着名注册认证机构的测试认证。 --其他 13、联系一家可以双边结算的国内或参展国银行，准备资金转帐，L/C等。 14、依据展会情况或你的目标客户群准备英文，阿拉伯文或法文产品手册，联系货运代理。 --清单2：参展前--参展国 1、兑换一些参展国货币以备几天的花销--虽然信用卡的使用越来越普及，但很多场合仍需现金支付。 2、打电话给你的展台助理（指雇佣的当地的工作人员）约定展会前一天在展位会面做简要指示。 3、熟悉展会场所地形并确认你的展台位置，熟悉货运代理办公室，
海关办公室，重要的展会办公室（如新闻办公室，咨询处）的位置；了解一下当地工匠的情况（电工，木工等）；了解邮局，银行，餐馆，停车场，洗手间的位置。 4、代运物品交货时一定要在展位现场，打开包装确认产品有无遗失和损坏，必要的话你也可以和货运代理确定展会结束后的返运事宜。检查展位的水，电，通讯，通风状况；布置展品并确认所有展品正常运作。如果需要，可以在展台布置一些装饰，如花，海报，图片，灯光，音像等等。 5、检查展会上所要用到的一切物品：如笔，
记事本
，合同表单以及其他办公用具，宣传册，名片，椅子，桌子等等。 6、和展位助理会面，简要的介绍所有展品的情况，布置会展期间的工作。 7、会展期间工作安排与分工： 信息收集，展台服务，后勤及联络，宣传推广等等。 --展会期间 1、在开展前1个小时到达展位（一般展会9：00开始，那么你最好8：00到达）。 2、检查展位的所有物品。 3、向展位助理再次强调展品和展会的一些重点注意事项，安排他们离开展台的时间。听听助手对中东市场机会的看法。和潜在买家，代理/分销商，老的客户共进午餐（或和他们约好共进午餐的时间），同他们交流一下关于产品，市场的信息。一天展会结束后，和展位助理做个当天工作总结并在晚上离开时收好所有的物品。注意不要在展会正式结束前离开展位（一般为6：00PM）。 一般一天中最忙的时间是100：00AM --中午和1：00PM--5：00PM。你可以在展会上四处走走，了解一下竞争对手的情况。在新闻中心放置产品宣传手册并询问独特的产品是否可以在每天的新闻发布会上发布。 --清单4：文化差异 在和非英语母语国家的人交流时避免使用俚语，语速要慢，声音不要太高，不要直呼他们的姓名，别在展台吃午餐，随时保持展台的干净和整洁。注意买家查询表的整理和保存，并将它们放在安全的地方。 衣着适当，记得穿一双舒适的鞋子否则你的脚可能会受不了。 在展位上要始终有工作人员，千万别在展会结束前就离开。 4、报价，交期的谈判 --清单5：会展的最后一天 安排一个空闲时间，在展会大厅四处逛逛，散发剩下的样品和宣传资料。 支付所有的帐单，如：展台承包商，翻译，海关，货运代理，水电通讯，办公家具租金，清洁，
保险等等。 3、未售出展品的处理--通常运回国内；不要将无用物品胡乱的丢弃在展台上；将客户的卡片和相关资料妥善整理保存；安排返回行程。 --清单6：展会后的工作 1、将这次会展的结果，销售额，经验教训，客户接触情况等向公司做个完整的报告， 2、依据这次会展的效果决定下次是否需要继续参加？ 3、如果这次参展很成功并决定继续参加下次的展会的话，立即预定下次展会的展位并尽量获得一个更好的位置，如果这次会展的当地雇员的工作令你满意，那么你可以安排下次继续雇佣他们。
