国外公司出具邀请函：
1. 展会主办者。这是相对比较容易拿到函的地方，因为任何一个展会的主办者都希望多一点人来看这个展览。而美国的各种展览又多得数不盛数。
2. 会议主办者。如果只是一个会议，没有展览，拿到函的难度比上述要大一些，但也是很可能的。美国各种学术会议也很多很多，这些会议主办单位也可以发函。
3. 政府部门。理论上，任何一级和任何一个政府部门都可能发函。但实际上，热点地区部门的函非常难拿，很多时候，愿意发函的单位又不在我们的旅行线路上，而又去不了。
4. 企业。无论是工商还是金融企业，当接到您要去访问的要求时，他们首先考虑一个问题。它为什么要接受您来访问，您来访问对它有什么益处。此外，还要
看他在中国是否已经有了办事处，分公司或代理商，如果他有了，他会让您去找他在北京的机构去联络您的事情。所以找公司的邀请不容易。
驻华使领馆需要的邀请函：
1. 如果发函单位是美国的对口业务单位，而且是去拜访这个单位，则只需要这家单位发函。
2. 如果发函单位不是直接被访问的单位，而是一个业务访问的安排者(FACILITATOR)，则除了由这个单位发出邀请函外，还需要由被访问的那个或者那些单位分别再发出一个业务活动访问已经落实的确认函。
要办好一届展会要准备的项目是很多的，面面俱到，细致周到才能确保会展得以顺利开展。
主要项目有展会的标的，展会范围，展会的内容，展会的规模，展会的地点，二是展会的招展，宣传，三是展样品运输，布展，搭建，四是展会开展后的服务和交流，五是撒展，展样品的处理。总之项目繁多，需要认真对待！
准备多一点名片，英文名片设计漂亮一点，英文宣传资料设计漂亮一点。自己的英文水平再提高一点点。专业模具知识，展会上的交流和态度，和蔼一点。
工具/原料
场地
公司产品
方法/步骤
1、样品 大多数客户不会再你的展位立刻做决定。大的采购商都会拉着行李箱将样品带回去再慢比较。因此必须准备充足的样品供采购商带走研究。如果你的产品能够包装上面吸引眼球大做文章，那样给买家的感觉会更好，也会有更大的可能被采购商注意到！
2、宣传册 预计一个标准摊位需要300本，两个摊位500本，如果您印刷的够多，也不妨多带一点点，因为每年的现场效果和人流都是不一样的，准备充分一点总是不会错的。
3、名片 名片请准备中英文 预计每人需要两盒。
4、海报 海报好不好，就像大街上美女和帅哥，总是会吸引到多一些眼球。 海报一定要做。最好就是把整个摊位光板的地方都贴上海报！
5、洞洞板或挂钩 如果您的产品是比较小的，需要表现出一些立体感，那么挂着总是好看，虽说搁板已经有了，但是如果您的产品能够摆的更有特色一些。我相信买家也一定可以感受到您确实是一个非常注重细节的供应商，我相信在同等的条件下，这个买家挑中跟您合作的几率应该会更高。
参展的展位费用
展台搭建费用
团队机票住宿费用
参展物品运输费用
参加国外展会必备敲门
调整好心态没有什么好准备的，外国人也是人，有些人的素质还相当差，就是跟咱中国农民起家的批发户一样，见多了就，没感觉了，就平时怎么跟人说话就怎么跟他们说就行。
外商不是来做慈善外交的，而是来跟你合伙赚钱的，赚钱永远是第一。外商心里具体在琢磨什么，你猜不到也没必要去猜，只牢记一点，大家合作赚钱，这样心态就平和了，不卑不亢。
抛开这些不切实际的东西, 放松自己, 做个真实的而不是装模作样的人, 往往更能赢得外商的尊重，把事情办好----外商和我们一样，愿意跟一个看上去比较稳重地道，而不是一个跑前跑后、慌张亢奋的家伙做生意。
在展会上如何接待客户?二 行程安排
同客户商讨参观访问行程表, 同工厂(公司接待部门)沟通, 一切敲定之后, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让工厂做好接待准备。
既然是来赚钱，而不是来旅游观光，商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。大摆宴席以及陪他们旅游反而不一定能促成交易。
因此，事先跟外商详细商量好他的行程，但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出, 看哪些产品和车间, 扬长避短, 把你想展示给外商的东西充分安排进去。可以征求外商的意见，也可以把自己设想成外商，"如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察，希望看到什么?"
在展会上如何接待客户?三 公司信息的把握
这个前面已经说过，你首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。
事前最好准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。
展会前需要准备的实用物品：
个人身份证，参展证
笔记本，笔，计算器，订书器，订书钉，小包装袋，文件袋，结实的提袋
个人名片 (一面中文，一面英文, 上面写上whatsapp, facebook,twitter等的联系方式)
笔记本电脑(有新款产品展示图，产品操作视频等)
手机上安装好whatsapp,可以当时加上客户的账号，以便后期跟进。
精致的小礼物，若是做饰品的，可以准备特色的带有公司LOGO的小耳钉，带有公司LOGO的笔(精致而且质量不错)
公司宣传图册，报价表等
空白PI 或英文合同，以供客户当场下单使用。
展会前个人知识上的储备：
新款产品的性能，特点，优势，价格，应用等都需要熟悉掌握，与同行业产品的区别也要能讲出来。
新款产品的演示解说要掌握
公司的一些认证，复印件带上
使用图册，视频，演示等来增加客户的兴趣
重点来了，英语口语和听力一定要过关，多选一些地道的外贸英语来突击一下。最起码关于产品要素的专业术语都要能讲的出来。不用非常流利，最起码跟客户沟通没有问题。客户问到关于产品的性能，参数，应用，优缺点等都能讲的出来。
报价 最好自己可以直接报，更显专业性。海运的起运港港口，一般目的港港口，都要清楚，最好提前跟货代公司要一份报价表，以备报价之需。
准备几个成功案例，有时间的话，可以在客户看产品的时候讲出来，没有时间就可以不讲了。
搜索一些有关于该行业的新的资讯，是那种能给公司产品加分的资讯，如产品正适应了市场的需求或填补了某空白等等，会给客户加印象分。
以上知识储备，都是为了增加自己的自信心，说话的分量，更具专业性。
准备衣物：
展会一般7天左右，准备5套左右的衣服，一般以正装为主，展示专业性。
化妆 这是对客户最起码的着重。这里指女士，男士要注意胡子，头发让人看起来比较清爽就好了
这里讲一点最关键的：如果你有正合作的客户或是正在跟进的客户，需要提前一周把参展信息告诉客户，包括参展日期，展位号，新款产品等，勿忘记邮件里注明自己的手机号，以防客户找不到摊位，打电话给你。
展会中：
在客户来往的路上，主动去搭讪客户，将客户引入展会摊位
向客户讲述产品特色，创意性等，图册，电脑视频并用来刺激客户的感官能力。
互留名片，加好友
名片上做记录，标注客户对产品的兴趣程度。做好名片收集。
若是需要报价的，直接按照公司要求报价，不要犹豫，徘徊，给客户留下不专业的印象
若是客户意向比较大，主动要求合影，同事可以在旁边录视频，后面可以做宣传资料。
展后客户跟进：根据名片上的标注，对客户进行不同程度的跟进
加聊天软件好友的可以直接跟进，简单方便
因为在展会上，客户接触的业务多，所以发邮件不一定能想的起来，最好能把与客户的合影，带有公司名字的，一起发给客户，再对公司做简单介绍。
一：对企业进行有针对性的市场调研。
二：制定详细完整的会展策划方案。
三：实施前的培训。
四：印刷材料的设计制作。
五：展台的布置及展示。
六：相关的会展服务。
七：做好对活动的评估。
会展筹划细节
1、 邀请
2、信息发布
3、回执
4、签到与入住安排
5、餐饮安排
6、秘书服务
7、茶歇
8、翻译
9、车辆调度
会展策划流程分析一共分为六点：包括市场调研，策划方案的撰写，培训，材料制作，展台布置，相关服务，活动评估。
会展策划流程分析一共分为六点：包括市场调研，策划方案的撰写，培训，材料制作，展台布置，相关服务，活动评估。会展策划流程一：对企业进行有针对性的市场调研 收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排，结集归档。会展策划流程二：制定详细完整的会展策划方案。确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。会展策划流程三：实施前的培训。让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。会展策划流程四：印刷材料的设计制作。利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。会展策划流程五：展台的布置及展示。设备的调试安装，展台的人员配备。会展策划流程六：相关的会展服务。根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。会展策划流程七：做好对活动的评估。开好总结会，做好善后公关工作。
