这个的话一般都会自己制作邀请卡的 然后印刷出来的一般都会写 Dear ________ We are pleased to invite you to ···· Date: time: add:Yours sincerely sign
Dear Mr/Ms,
Thank you for your letter informing us of Mr. Greensvisit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, ourmanager, is now in Cairo and will not be back until thesecond half of June. He would, however, be pleased tosee Mr. Green any time after his return.We look forward to hearing from you.
Yours faithfully
请柬，也叫请帖，是为邀请客人而发出的专用通知书。使用请柬，既表示主人对事物的郑重态度，也表明主人对客人的尊敬，密切主客间的关系，还可使客人欣然接受邀请。请柬，按内容分：有喜庆请柬和会议请柬。
格式和写法
会议请柬格式与喜庆请柬大致相同，也由标题、正文、落款三部分组成。
1。标题写上“请柬”二字。
2。正文写明被邀人于活动内容，如纪念会、联欢会、订货会、展销会等。一要写明活动的时间和地点；二要写上“敬请光临”等。
3。落款写上发出请柬的个人或单位名称和日期。
格式
称谓：
正文：（一般格式为：“谨定于××，举行××座谈会”）
落款：详细时间、地点
国外公司出具邀请函：
1. 展会主办者。这是相对比较容易拿到函的地方，因为任何一个展会的主办者都希望多一点人来看这个展览。而美国的各种展览又多得数不盛数。
2. 会议主办者。如果只是一个会议，没有展览，拿到函的难度比上述要大一些，但也是很可能的。美国各种学术会议也很多很多，这些会议主办单位也可以发函。
3. 政府部门。理论上，任何一级和任何一个政府部门都可能发函。但实际上，热点地区部门的函非常难拿，很多时候，愿意发函的单位又不在我们的旅行线路上，而又去不了。
4. 企业。无论是工商还是金融企业，当接到您要去访问的要求时，他们首先考虑一个问题。它为什么要接受您来访问，您来访问对它有什么益处。此外，还要
看他在中国是否已经有了办事处，分公司或代理商，如果他有了，他会让您去找他在北京的机构去联络您的事情。所以找公司的邀请不容易。
驻华使领馆需要的邀请函：
1. 如果发函单位是美国的对口业务单位，而且是去拜访这个单位，则只需要这家单位发函。
2. 如果发函单位不是直接被访问的单位，而是一个业务访问的安排者(FACILITATOR)，则除了由这个单位发出邀请函外，还需要由被访问的那个或者那些单位分别再发出一个业务活动访问已经落实的确认函。
展会上的专业观众有的人也把他们称作为专业买家，参展商好比卖家，专业观众就是卖家，一卖一买，这样才形成展会的意义。
展会专业观众的数量和质量是一个展览会成败的关键，是检验展会是否专业的试金石，专业观众的数量也是判断展会优劣的依据之一。
国内的教材通常把邀请专业观众称作为“招商”，把邀请参展商来参展称作为“招展”。然而在实际的操作过程中只见招展，未见招商，国内展会的组展商基本上是重招展，轻招商。
记得2012年我们公司到全国各地去参展，因为是第一次参展，对展会不了解。什么西安展会、武汉展会、济南展会、南京展会、新疆展会都有去，但是今年这些全部都砍掉，只剩下上海展和深圳展（或者北京展，因为两地轮流举办，今年在深圳，明年就在北京），老板说，其他的展会效果太差，展会上都没什么人，意义不大，花冤枉钱，所以全部都取消，去一次就不会再去第二次了。由此可见如果参展商在展会上没得到什么实际利益，必然会砍掉展会。
除了组展商自己推广展会，邀请专业观众之外，其实参展商们也在做这项工作，我举例说明，例如展商在四川，他有个客户在辽宁，双方合作量说多不多，说少不少，不可能去专门单独去拜访，路程遥远，花费较大，不划算。但是展商这次有来北京参展，他肯定会极力邀请这位辽宁的客户前来参观。
客户来展览会上参观，一则能达到拜访的目的；二则展会上有最新的产品和技术，也有最新的政策，并且很多领导也在场，所以洽谈较为便利，什么价格、政策等都可以一次性解决；三则也可以让客户看看自己的实力，同时客户也可以自己去比较，展会上肯定有同行，让客户自己去比较，自己来认可，肯定比你自己跟他说，我们的产品是最好的效果要明显的多。展商们是很乐意让自己的客户来展会参观的。
所以我觉得展会的组展商们可以配合参展商们做这项工作，其实参展商们自己邀请可能会比组展商邀请要有效果很多。
组展商可以简单的向参展商送邀请函，邀请函上可以以参展商为主，以他们的名义来邀请，在组展商苦苦追寻专业观众邀请之道上，我觉得此种尝试未尝不可。
目前组展商邀请专业的方法和途径，群发邮件、短信，扫街、走访专业市场，一对一电话邀请，媒体资源交换，借势媒体（电视、杂志、报纸、广播、网络）宣传，最新的微博、微信推广等等。
一般而言，展会邀请短信格式：【签名】+内容 1、短信签名 短信签名就是企业的坚持，没错，就是写清楚哪家公司邀请的。
2、称谓 短信中要注重对面试者的尊重，这样可以给他们留下好的影响。比如尊敬的xx先生/女士、尊敬的xx. 3、介绍自己 说明自己是xx公司的负责人，或者是xx活动的负责人，这样给邀请客户一种可信赖的感觉。4、活动 短信内容中要写清楚活动内容，如果还有些特别需要说明一下，避免浪费彼此的时间。5、时间地点 对于邀请客户来参加活动的时间、地点还是有必要写清楚的，这里需要详细的说明，当然详细的联系方式、交通路线等也是必须的。展会邀请短信内容模板：【xx企业】尊敬的xx,我是xx企业的负责人，由于你是我们的会员客户，现特邀请参加于xx月xx10:30的xx活动，热情希望你的到来！活动地址：xx,联系电话xx!收到请回复，谢谢！展会邀请函是展会主办方向参展者发出的邀请信息。制作原则是可以将展会的基本情况列出。至少要包含：展会名称，展会地点，举办时间，展会简介，主办丶协办丶承办丶支持单位，展出范围，活动安排，宣传推广方式，展会程序，参展须知，服务项目，联系方式等。
1。制定一份参展产品简介，最好对产品进行图文并茂的简述
2.发放邀请函给客户
3.展会当天，最好有车辆接送、中午有午宴，提前准备午宴过程中的议题
4.电话通知客户展会的概况，并诚挚邀请客户参加，告知客户届时将有xx业内权威人士到场，并且有xx专题的高峰论坛
5.邮件的撰写，主要要表达诚挚的邀请之意，并简要介绍展会的盛大概况。tips,记得附上邀请函（因为公司的人员在上班时间外出、出差，必须要办理出差或请假手续，此邀请函可以帮助客户顺利到达展会现场），邮件中最好写明接待人员姓名及联系方式。
参展的话主要从资料下手，搜集同类展会的会刊，媒体的杂志。因为这些客户都是熟悉会展了的，你所做的就是找到负责人，把展会信息传递给他，然后客户经过了解后，才会选择是不是参加你的展会。
通过沟通，客户或许才会对你的展会或产品感兴趣
一、确定活动时间
提供准确的活动时间，媒体记者，摄影人员会根据实际情况提前出发到达现场，不至于出现迟到的现象，耽误活动的正常举办流程。
二、确定活动地址
提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或者某某展位，这样有利于媒体记者，摄影人员可以准确直接到会场干活。
三、提供新闻通稿
由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。
四、提供媒体邀请函
媒体邀请函可以是图片形式或者文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用。
五、拟邀请媒体
提出想邀请的媒体类型（电视台，报纸杂志，视频媒体，网络媒体），想邀请的媒体数量，让公关公司帮你制定好方案。
六、确定合作媒体
以上信息提供给公关公司以后，媒体公关公司当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道，如果临时确定，很有可能记者已经被别的企业定了而不能答应你的活动。
七、媒体到场接待
一般如果不是极小规模的活动现场，媒体管家都会安排专业的媒体负责人到场，负责统筹所有邀约到场媒体的联络、对接、签到、现场组织、协调群访/专访，甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以便及时沟通。
八、活动宣传报道
活动结束以后，媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道（电视台播放，报纸杂志刊登，视频上传，网媒发稿）。
九、合作反馈汇报
活动宣传报道之后，媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间，让甲方注意收看，有部分电视台有网络播放链接可提供，视频媒体提供链接，网络媒体提供新链接和收录截图，报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供。
