茶会之前，主人要首先确定主客，即主要的客人，一般为身份较尊贵者，像千利休之于丰臣秀吉。确定了主客之后再确定陪客，这些陪客既要和主客比较熟悉又要和主客有一定的关系。决定客人之后便要开始忙碌的准备茶会了，这期间客人们会来道谢，因为准备工作的繁忙主人只需要在门前接待一下即可。一般茶会的时间为四个小时，太长容易导致客人疲惫，太短又可能无法领会到茶会的真谛。茶会有淡茶会（简单茶会）和正式茶会两种，正式茶会还分为“初座”和“后座”两部分。为了办好茶会，主人要东奔西跑的选购好茶、好水、茶花、做茶点心及茶食的材料等。茶会之前还要把茶室、茶庭打扫的干干净净，客人提前到达之后，在茶庭的草棚中坐下来观赏茶庭并体会主人的用心，然后入茶室就座，这叫“初座”。主人便开始表演添炭技法，因为整个茶会中要添三次炭（正式茶会的炭要用樱树木炭），所以这次就称为“初炭”。之后主人送上茶食，日语为“怀石料理”（据说和尚们坐禅饥饿时将烤热的石头揣在怀里以减少饥饿感，故称）。用完茶食之后，客人到茶庭休息，此为“中立”。之后再次入茶室，这才是“后座”。后座是茶会的主要部分，在严肃的气氛中，主人为客人点浓茶，然后添炭（后炭）之后再点薄茶。稍后，主人与客人互相道别，茶会到此结束。 茶会通常有纪录，纪录的内容包括与会众、壁龛装饰、茶具、饭菜、点心等情况，有时还加入与会众的谈话摘要和纪录者的评论。这种纪录叫“会记”。古代有很多著名茶会的会记流传下来，成为现代珍贵的资料，如《松屋会记》、《天王寺屋会记》、《今井宗久茶道记书拔》、《宗湛日记》等被称为四大会记。
